Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung
Vorschriften für die Länder Deutschland, Schweiz und Österreich:
Gibt es eine Aufzeichnungspflicht für
die
Arbeitszeit?
Muss die Arbeitszeit digital erfasst
werden?
Wie ist die Gesetzeslage und was sagt
das Arbeitszeitgesetz dazu?
Wie ist die Einsichtnahme in die
Zeiterfassung geregelt?
Deutschland
Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom April 2023 gibt die Ausgestaltung der Pflicht zur Dokumentation der täglichen arbeitszeit vor: Künftig soll die tägliche Arbeitszeit von Beschäftigten in Deutschland jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufgezeichnet werden (§ 16 Abs. 2 ArbZG-E).
Nach einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts sind Arbeitgeber schon jetzt verpflichtet, dieser Pflicht zur Zeiterfassung nachzukommen.
Es gelten folgende Übergangsfristen zum Umstieg auf eine elektronische Arbeitszeiterfassung:
- 1 Jahr ab 250 Mitarbeiter
- 2 Jahre bei weniger als 250 Mitarbeiter
- 5 Jahre bei weniger als 50 Mitarbeitenden
- Bei weniger als 10 Mitarbeitern genügt weiter die Arbeitszeiterfassung auf Papier
Die Einsichtnahme in die Dokumentation der Arbeitszeit muss für den Arbeitnehmer gewährleistet sein. Zugriff auf diese Dokumentation dürfen nur Arbeitnehmer, der Arbeitgeber und die zuständige Personalabteilung haben. Informationen über Mitarbeiter dürfen gründsätzlich nur erfasst, verarbeitet und verwendet werden, wenn das für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 BDSG). Arbeitszeitdaten müssen bis zu 2 Jahre aufbewahrt werden.
Schweiz
Grundsätzlich sind Arbeitgeber in der Schweiz zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter verpflichtet, sobald das Arbeitsverhältnis dem Arbeitsgesetz unterliegt. Die Form der Aufzeichnung wird dabei nicht vorgeschrieben - es ist also nicht zwingend eine digitale Zeiterfassung notwendig.
Das Arbeitsgesetz sieht auch Ausnahmen von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vor: Zum Beispiel für höhere leitende Angestellte oder Arbeitnehmer, die eine gewisse Autonomie bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit haben.
Der Arbeitgeber muss Arbeitnehmern auf Anfrage innerhalb von 30 Tagen Einsicht in die erfassten Arbeitszeitdaten gewähren.
Österreich
In Österreich schreibt das Arbeitszeitgesetzes im § 26 eine Aufzeichnungspflicht vor. Diese Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt für alle Betriebe. In welcher Form der Aufzeichnungspflicht nachgekommen wird (analog oder digital), ist dem Arbeitgeber überlassen.
Bei fixer Einteilung der Arbeitszeiten - also wenn zum Beispiel ein Schichtplan oder Dienstplan vorliegt, kann die Arbeitszeiterfassung entfallen.
Arbeitnehmer haben Anspruch auf Einsicht in die Arbeitszeitaufzeichnungen.
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